Előző cikkünket ott fejeztük be, hogy árajánlatot akartunk a leendő vásárlónknak készíteni. Emlékeztetőül, ezt az Értékesítés/Lehetőségek menüpontra kattintva, a listából a kívánt üzleti lehetőséget kell kiválasztanunk. A megjelenő űrlap tetején találunk egy gombot Átalakítás árajánlattá felirattal. Erre kattintva, a következő ablak bukkan fel nekünk:
A Létrehoz gombra kattintsunk rá, és máris egy új ablakon találjuk magunkat, amelyen az eladási megrendelést hozhatjuk létre. Joggal kérdezheti kedves olvasónk, hogy akkor most megrendelés, vagy árajánlat? Hiszen én csak árajánlatot szeretnék adni, nem rögtön a megrendelést rögzíteni! Semmi baj nincs, nem kell megijedni! Az OpenERP-ben az árajánlat az eladási megrendelés egy állapota, de erről egy ábra mindennél többet mond el:
Ott van a kép alsó felén a magyarázat: "Rendelés státusza = Árajánlat". Itt tehát nincs különválasztva az árajánlat készítő és a megrendelés modul, mint más rendszerekben, hanem a rendszer nagyon okosan már az árajánlatot is egy megrendelésnek veszi. Ennek a későbbiekben, üzleti munkánk során látjuk hasznát, amikor pl. bevezetünk a piacra egy új terméket. A rendszert végignézve, nagyon gyorsan képet kaphatunk arról, melyek azok az ügyfelek, akiket ez érdekelhet. Láthatjuk az ügyfél lapján, hogy mikor mit vett, miről kapott árajánlatot, de nem rendelt belőle, és ha nem rendelt miért is nem. Nem kell két külön adatbázisban keresgélnünk azok között akik már rendeltek, és akik még nem rendeltek semmit tőlünk.
A lap középső részén zajlik a tulajdonképpeni rendelés: itt adjuk hozzá a kívánt terméket, szolgáltatást az árajánlathoz. A termékek kiválasztásánál, természetesen beállíthatjuk az árengedményt is, a csomagolást, vagy azt, hogy ez most készletből megy, vagy megrendelésre készítjük el. Amint végeztünk a rendelési listával, az űrlap alsó részén még a szállítási költséget is hozzáadhatjuk, ha szükséges, majd ezek után a Számítás gombra kattintva, kiszámolhatjuk a megrendelés nettó/bruttó értékét is.
Az űrlap második fülén egyéb extra információkat állíthatunk be, úgymint fizetési feltétel, vagy hogy a vevő mikorra kéri a szállítást:
A harmadik fülön időbeli áttekintést kaphatunk a megrendelésről:
Amikor végeztünk mindennel, az ablak jobb szélén fent lévő gombbal (ez a képeken nem látszik) nyomtathatjuk ki az árajánlatunkat. Ez az OpenERP-re jellemzően egy PDF fájl-t generál, amelyet akár ki is nyomtathatunk és elküldünk az ügyfélnek postai úton, vagy magát a PDF-t mellékeljük email-be.
Amikor a vásárló ténylegesen is megrendeli a terméket/szolgáltatást, akkor a Rendelés visszaigazolása gomra kattintva létrehozzuk a megrendelést (megváltoztatjuk az állapotát). Ezzel annak a folyamatnak a leírását be is fejeztük, amikor egy vevőjelölt bekerül a körforgásba. Láthattuk, hogyan kezeljük azokat, akik csak érdeklődnek, termékinformációt kérnek. Megnéztük mit csinálunk azokkal, akiket érdemesnek tartunk az üzletkötésre, és most utoljára azt tekintettük át, amikor a vásárló leadja a megrendelését. Természetesen ezek a folyamatok nem ilyen merev, kőbe vésett valamik. Ha pl. nekünk kiskereskedésünk van, bejön a vásárló, mi kiszolgáljuk, eladjuk neki a kívánt árut, bepötyögjük a pénztárgépbe az árat, csökkentük a készletünket: ezt is kezelni tudjuk az OpenERP-vel, csak ezek egészen más üzleti folyamatot kívánnak, az OpenERP más telepítése szükségeltetik ilyenkor. Más esetben, amikor a cikksorozatban leírt folyamatokat alkalmazzuk, előfordulhat, hogy egy régi ügyfél felhív minket és megrendel valamit tőlünk, akkor már nem kell vele végigzongorázni az érdeklődő-lehetőség-megrendelés folyamatot, hanem egyből a megrendelésre kattintunk. Erre nagyon jó eszköz van a rendszerbe beépítve, amellyel a munka folyamatinkat tudjuk felépíteni. A Workflow szerkesztő használata, viszont már egy másik cikk része lesz, a mostani cikksorozatunk ezzel végéhez ért. Jó olvasást Mindenkinek!
