Előző cikkünket ott hagytuk abba, amikor az érdeklődő telefonáló adatait akartuk felvenni a rendszerbe. A megjelenő adatbeviteli formon az egyetlen kötelező mező (ez mindig kék háttérrel jelenik meg a rendszerben, akár a webes, akár a desktop klienst nézzük) van, amibe egy emlékeztetőt írunk, amiből beazanosítjuk a témát, akárcsak egy e-mail-nél a tárgy. Ezt követően a többi mező kitöltése már opcionális. Rendelhetünk prioritást, értékesítő csapatot, értékesítőt, valamint kategóriát is az ügyfél jelöltünkhöz.
A "Szakasz" mezőben a munkafázisokat tudjuk rögzíteni, tehát pl. az érdeklődő először "Új" fázisba kerül. Ekkor az esély arra, hogy vásárló legyen belőle még nagyon kicsi. Ahogy továbbhaladunk a meggyőzés útján, úgy javulnak esélyeink a sikeres üzletkötésre. Szakaszt direkt módon is be tudjuk állítani, de a jobbra-balra mutató nyilakra való kattintással is megváltoztatható ez. Az "Átalakítás lehetőséggé" gombot a sikeres tárgyalás végén kezeljük, de erről a cikk végén ejtünk több szót.
Az űrlap középső részébe írjuk a tulajdonképpeni információinkat amit a lehetséges vásárlóról tudunk. Ez a rész három fülre van szétbontva. Az első fülön a kapcsolati adatokat, a másodikon extra információkat (pl. melyik reklámkampányból, és milyen kommunikációs csatornán keresztül érdeklődik a leendő ügyfél), a harmadik fülön pedig minden egyes mozzanatot, cselekményt visszanézhetünk, amit végeztünk ezen az érdeklődőn.
Ennek a harmadik fülnek az alján található gombok segítségével küldhetünk közvetlenül innen e-mailt az érdeklődőnek, továbbá belső jegyzetet írhatunk hozzá. Ha visszanézünk az első fülre, akkor az űrlap alján láthatjuk az érdeklődő állapotát. Ez lehet:
- Tervezett: amikor létrehozzuk, vagy lezárás, törlés után visszaaktiváljuk az ügyfelet, akkor van ebben az állapotban.
- Nyitott: ekkor még bármi lehetséges, éppen megdolgozzuk a leendő vásárlót.
- Törölt: ebbe az állapotba akkor teszük az ügyfelet, ha elveszettnek nyilvánítjuk, és nem kívánunk vele többet foglalkozni a későbbiekben sem (semmi esély arra, hogy vásárló legyen). Ebből az állapotból természetesen feléleszthető.
- Lezárt: ha úgy ítéljük, hogy megnyertük magunknak, és/vagy átalakítjuk lehetőséggé.
- Felfüggesztett: amikor az ügyféljelölt mégsem vásárol tőlünk most, de a későbbiekben látunk esélyt arra, hogy partnerré alakítsuk.
Amint az előbb említettem a létrehozáskor "Tervezett" állapotba kerül az ügyfél. Ahogyan elkezdünk vele dolgozni, a "Nyitott" gombra kattintva tehetjük nyitott állapotba. Ha sikeresen befejeztük a tárgyalást az érdeklődővel, és további lehetőséget látunk arra, hogy vásárló legyen belőle, akkor a "Zárás" gomb hatására válthatunk lezárt állapotba. Ha jegelni akarjuk a vásárló jelöltünket későbbi interakcióra, akkor a "Felfüggeszt" gomb a nyerő, ha pedig végleg be akarjuk fejezni a kommunikációt vele, akkor a "Mégse" gombra kell egy erőteljeset rányomni. Azért a fejlesztők nyitvahagyták a lehetőséget arra az esetre, ha mégis meggondoljuk magunkat, és a lezárt, illetve a törölt állapotból egy kattintással visszaállíthatjuk az állapotot tervezettre. Ekkor az ablak felső részén a szakasz mező ismét újra változik.
Jelen állapotban még nincs teljesen lefordítva a rendszer, ezért fordulhat elő az, hogy egy "Escalate" feliratú gombot is találunk az űrlap alján a többiek mellett. Ennek segítségével az értékesítési hierarchiában felettünk lévő csapatnak adhatjuk át a vásárlójelöltet. Az ablak felső részén található egy "Átalakítás lehetőséggé" nevezetű gomb. Ha az érdeklődőt arra érdemesnek találjuk, akkor lehetőséggé alakítjuk át, ennek a gombnak a segítségével (érdeklődőről nagyon kevés információnk van, általában egy-két telefon, vagy levél váltás történik csak, míg a lehetőségről sokkal több adatunk van, és őt már erőteljesen próbáljuk tárgyalásokkal meggyőzni a saját igazunkról).
Lehetőséggé alakításkor a felbukkanó ablakon kiválaszthatjuk, hogy:
- Új partnert hozunk létre
- Hozzáfűzzük egy meglévő partnerhez
- Nem hozunk létre partnert.
A következő űrlapon ki kell választanunk, hogy egy meglévő lehetőséghez fűzzük hozzá, vagy újat hozunk létre. Végül megadhatjuk, hogy mennyi bevételt várunk az ügylettől, illetve mekkora esélyt látunk a sikerre. Átalakítás után az ügyfélljelöltet már nem fogjuk az érdeklődők között megtalálni, hanem az "Értékesítés/Lehetőségek" menüpontra kattintva kereshetjük meg a listában, de ez már a következő bejegyzés témája lesz.
